Dataskyddspolicy

Behandling av personuppgifter inom Kimitoöns vuxeninstitut
Kimitoöns vuxeninstitut värnar om dina personuppgifter. Kimitoöns vuxeninstitut är ansvarig för all behandling av personuppgifter inom dess verksamhet. I denna datasäkerhetspolicy hittar du information om hur personuppgifter, som samlats in genom bland annat Kimitoöns vuxeninstituts webbplats, behandlas.

Kimitoöns vuxeninstitut behandlar personuppgifter i enlighet med Europaparlamentets och rådets förordning (EU) 2016/679. Dessa regler kallas härefter för dataskyddsförordningen, mer känd som den engelska förkortningen GDPR.

Vad gör Kimitoöns vuxeninstitut med personuppgifter?
Kimitoöns vuxeninstitut behandlar personuppgifter för att uppfylla vårt uppdrag som kommunal myndighet, det vill säga att tillhandahålla tjänster för våra kommuninvånare, men även samverka med samhället. Vi gör det också för att granska och utveckla vår verksamhet och för att följa finsk lagstiftning.

All behandling av personuppgifter inom Kimitoöns vuxeninstitut sker för att i något led främja dessa ändamål. Behandlingen måste även ha rättslig grund. Endast de personuppgifter som behövs för ändamålet ska behandlas.

Vilka personuppgifter samlar Kimitoöns vuxeninstitut in?
Vid Kimitoöns vuxeninstitut finns det olika anledningar till att vi behandlar dina personuppgifter. Den vanligaste anledningen är att du är kommuninvånare som anlitar våra tjänster. Vi kan också behöva dina personuppgifter om du är anställd av oss eller om du kontaktar oss för förfrågningar eller deltar i kurser och evenemang som vuxeninstitutet ordnar.

Mycket av denna information samlar vi in direkt från dig. I vissa fall samlar vi även in uppgifter från andra källor, exempelvis Myndigheten för digitalisering och befolkningsdata eller andra statliga myndigheter.

Vilken information vi behandlar beror på anledningen till att vi behandlar dina personuppgifter, men det kan vara fråga om bland annat följande:

Kontaktinformation som namn, adress, telefonnummer och e-post.
Personnummer behandlas när det behövs för att säkert kunna fastställa din identitet eller för att samordna dina uppgifter mellan system för att säkerställa enhetlighet i informationen om dig.
Bank- och annan ekonomisk information för att betala ut pengar eller fakturera.
Information om hur du använder våra webbplatser, i syfte att förbättra användarvänligheten på dem, exempelvis via kakor.
Information vid deltagande i evenemang eller kurser.
Personuppgifter som behövs vid anställning eller om du söker en tjänst.
Andra uppgifter som behövs för att vi ska uppfylla vårt uppdrag som myndighet

Hur skyddas dina personuppgifter?
Kimitoöns vuxeninstitut ska se till att behandling av personuppgifter skyddas av lämpliga tekniska och organisatoriska åtgärder. Åtgärderna ska vara sådana att de säkerhetsställer en säkerhetsnivå som är lämplig i förhållandet till risken med behandlingen. Säkerhetsaspekterna ska innefatta konfidentialitet, riktighet och tillgänglighet samt ett adekvat tekniskt skydd. Det kan exempelvis vara att endast en behörig person har tillgång till uppgifterna, att uppgifterna krypteras, att de lagras i särskilt skyddade utrymmen och att kopia på behandlingen tas.

Vem kan komma att ta del av dina personuppgifter?
För att fullgöra våra uppgifter kan dina uppgifter lämnas ut till Kimitoöns vuxeninstituts samarbetspartners eller till andra parter som behöver ta del av dem, på grund av en uppgift av allmänt intresse, som ett led i myndighetsutövning eller på grund av en rättslig förpliktelse som Kimitoöns vuxeninstitut har.

En uppgift av allmänt intresse är en uppgift som Kimitoöns vuxeninstitut måste uppfylla enligt lag eller beslut med stöd i lag, men som inte direkt ingår i kommunens myndighetsuppgifter.

Vid överföring till annan part vidtar Kimitoöns vuxeninstitut alla rimliga juridiska, organisatoriska och tekniska åtgärder som kan krävas för att skydda dina personuppgifter. Kimitoöns vuxeninstitut överlämnar inte personuppgifter till andra parter utan rättsligt stöd.

Hur länge sparar Kimitoöns vuxeninstitut personuppgifter?
Vi sparar dina personuppgifter endast så länge som ändamålet med behandlingen kräver, eller så länge som det krävs enligt lag. För att uppfylla vår skyldighet i enlighet med till exempel arkivlagen kan detta innebära att vissa uppgifter sparas varaktigt.

Data till tredje part
Kimitoöns vuxeninstitut överför inte uppgifter till tredje part om inte detta är absolut nödvändigt för att uppfylla ett myndighetsuppdrag. Om detta skulle bli aktuellt kommer du att bli informerad om detta.

Rättigheter enligt dataskyddsförordningen
Dataskyddsförordningen ger dig som registreras ett antal rättigheter gentemot Kimitoöns vuxeninstitut:

Rätten till tillgång
Du har rätt att begära svar på om Kimitoöns vuxeninstitut har personuppgifter om dig som är under behandling, och att en gång per år få en kostnadsfri kopia av de personuppgifter som behandlas. Vill du begära utdrag upprepade gånger kommer Kimitoöns vuxeninstitut ta ut en avgift för att täcka de administrativa kostnaderna för detta. I samband med begäran om kontroll av personuppgiftbehandling lämnar Kimitoöns vuxeninstitut även ytterligare information om behandlingen, som dess ändamål, kategorier av personuppgifter som behandlas, förutsedd lagringstid med mera om så önskas. Begäran kan göras via blanketten begäran om personuppgifter som lämnas in till kommunens dataskyddsombud.
Rätten till rättelse
Du har rätt att begära att få dina personuppgifter hos Kimitoöns vuxeninstitut rättade om de är felaktiga. Kimitoöns vuxeninstitut är skyldiga att rätta dina personuppgifter utan onödigt dröjsmål men däremot är vi inte skyldiga att rätta dina uppgifter om de är arkiverade och inte längre är under behandling.
Rätten till radering
Du har rätt att få dina personuppgifter raderade ur Kimitoöns vuxeninstituts system, om personuppgifterna inte längre behövs för att uppfylla det ändamål som de samlades in för. Det kan finnas bestämmelser som kräver att vi inte raderar dina uppgifter, om dessa krävs för att kommunen ska uppfylla sitt myndighetsuppdrag.
Rätten till begränsning av dina personuppgifter
Du har rätt att begära att behandlingen av dina personuppgifter begränsas, vilket innebär att vi ser till att vi bara behandlar dina personuppgifter för vissa specifika ändamål. För att uppfylla vårt uppdrag som myndighet går det inte i vissa fall att begränsa användningen.
Rätt att lämna in klagomål till tillsynsmyndigheten
Du har rätt att inlämna klagomål till tillsynsmyndigheten om vi inte har iakttagit den tillämpliga dataskyddsregleringen. Mera information om detta hittar du på Dataskyddsombudsmannens webbsida.
Övriga rättigheter
Om uppgifter behandlas på basis av ditt samtycke, har du rätt att återkalla samtycket genom att meddela detta till oss.

Kimitoöns vuxeninstitut i sociala medier
På vuxeninstitutets facebooksida/Instagram kan du ställa frågor eller kommentera inlägg som görs.

När Kimitoöns vuxeninstitut använder sociala medier har vi chansen att kommunicera med dig på ett mer direkt och lätt sätt än vad vi tidigare har kunnat. Men det ställer vissa krav på hur vi förhåller oss till detta “nya” sätt att föra dialog. Men det ställer också krav på dig och hur du agerar.

Dina inlägg och kommentarer betraktas som en allmän handling och kan komma att diarieföras.
Det är inte tillåtet att skriva ut sekretessbelagda uppgifter eller att kränka någon. Vi är måna om att alla håller en god ton. Om du upptäcker kränkande innehåll kan du anmäla det till oss. Du kan också använda kanalens egen funktion för detta. Var försiktig när du delar information, personuppgifter eller annat material som kan vara känsligt.
Spam är inte tillåtet och upprepade inlägg kommer att tas bort.
Reklam från företag är inte okej och kommer att tas bort vid publicering.
Inlägg som görs ska vara relevanta för Kimitoöns vuxeninstitut. Irrelevanta inlägg kommer att tas bort.
I våra sociala medier informerar vi om Kimitoöns vuxeninstituts verksamhet och här behandlas personuppgifter. När du kommenterar våra inlägg innebär det att du publicerar dina personuppgifter. Inlägg och kommentarer blir allmänna handlingar hos kommunen.

Frågor
Om du har frågor om dataskydd kan du alltid kontakta kommunens dataskyddsombud, dataskydd@kimitoon.fi

https://www.kimitoon.fi/kimitoons-kommun/oppenhet-och-ansvar/dataskydd/

På Dataombudsmannens byrås webbplats finns mer information om dataskyddsrelaterade frågor.